5 consigli per creare una Presentazione PowerPoint professionale

5 Consigli per creare Presentazioni professionali

Negli anni mi sono trovata a curare il design di tante presentazioni aziendali: dal classico Powerpoint da proiettare in una sala gremita di gente, agli slider di immagini e ai classici formati Pdf da inviare via mail.

Molte volte mi è stato chiesto di revisionare presentazioni già create per dare un tocco di design e di eleganza a spazi disordinati e a contenuti senza struttura. Tutte le volte ho notato che gli autori, sebbene provenienti da settori diversi, di solito commettevano un insieme di errori che li accomunava.

Non è sempre facile rivolgersi al pubblico con un computer e un proiettore che sfoglia le nostre slide al ritmo delle parole e dei nostri argomenti. Ci sono emozioni in ballo, entusiasmo e il lavoro pregresso e futuro che incombe. Ai convegni gli applausi degli uditori possono essere scontati quanto i feedback sinceri su ciò che è stato espresso e su come i concetti sono stati esposti, e non solo verbalmente.

Prima di salire sul palco, so bene che un relatore ha passato ore e ore a scrivere testi ed a inserire grafici ed elenchi puntati nelle proprie slide. Non si è risparmiato a rivedere i concetti più essenziali ed a inserire con scrupolo le citazioni migliori per convincere il pubblico a farsi ascoltare.

Se sei in procinto di esporre pubblicamente le tue teorie  o i tuoi report, ti lascio qualche spunto per rendere una presentazione migliore e per partire con una marcia in più.

#1 Poco testo, molto contenuto

Ho lavorato sulla grafica di molte presentazioni del settore dell’istruzione e della pedagogia e quello che mi sono trovata davanti erano slide talmente fitte di testo da doverle spacchettare in più parti.

Quando ho chiesto al relatore se fosse possibile ridurre le frasi e tagliare parti che a colpo d’occhio mi sembravano secondarie, mi ha risposto che così non sarebbe riuscito a seguire il filo del discorso e avrebbe corso il rischio di dimenticare pezzi importanti di ciò che doveva dire.

Utilizzava la presentazione non solo per la gente, e ci teneva a far bella figura, ma anche per sé stesso, come canovaccio. Questo, secondo me, è un errore da evitare.

In alternativa stampa dei fogli a parte dove evidenzi in modo chiaro tutti i tuoi argomenti e tienili visibili solo a te, li userai per ricordarti i punti salienti mentre parli  al pubblico. Quindi allo stesso tempo pulisci la presentazione di tutto il testo in eccesso e concietra le slide sui punti chiave.

Ricorda che le persone che assistono un convegno ascoltano te, ti guardano, ti seguono con gli occhi e poi cercano una corrispondenza tra ciò che dici e ciò che appare sullo schermo. In quest’ultimo passaggio non avranno sicuramente il tempo né riusciranno a leggere la Divina Commedia che stai proiettando dal vostro computer. O leggono attentamente il tuo scritto o ascoltano te con attenzione. Le due cose insieme sono difficile e fastidiose.

Prova invece a riempire la slide con un contenuto visivo ed esemplificativo accompagnato dal titolo o da una frase che poi andrai ad esporre nei dettagli. E’ un modo più raffinato ed elegante per conquistare l’attenzione della platea.

#2 Font intelligenti, Font coerenti

Lo so, il tempo è sempre poco e devi dedicarlo ad altro.

Fai però attenzione ai font che utilizzi. Di solito mi arrivano presentazioni con 4 o 5 font diversi per dimensione e carattere nella stessa slide. Usando gli stili ti sarà più facile scegliere subito, da buon principio, il carattere giusto che sarà la caratteristica principale della tua presentazione.

Evita il solito Arial, se apri la tendina dei font fiorirà un mondo di fronte ai tuoi occhi.

A questo proposito è bene ricordare che ogni argomento ha una sua grafica: un font elegante non significa frivolo o eccessivamente fantasioso.

Se non ne trovi uno che vi soddisfi, prova a dare un’occhiata su Dafont.com e scaricatene uno che ti sembri faccia al caso tuo, controllando che nel set siano presenti le maiuscole e le minuscole e possibilmente anche i caratteri speciali.

Solitamente i caratteri senza grazia (Sans Serif) con una buona spaziatura sono i migliori da scegliere quanto a facilità di lettura e chiarezza.

#3 Immagini e foto da sfondo

5 consigli per le vostre Presentazioni

Come dicevo al punto #1, ciò che farà da background al tuo discorso non sono i testi ma i contenuti visuali che appariranno alle tue spalle e che saranno una caratteristica imprescindibile delle tue slide.

Abbiamo detto di utilizzarle in combinazione con un titolo, una citazione, una frase o un breve elenco puntato quindi fai attenzione a scegliere quelle giuste.

Una foto ricca di dettagli e riempita di colori e forme potrebbe non essere l’ideale e confondere lo sguardo.

Cerca un’immagine con uno spazio dedicato alla scena principale e uno “vuoto” dove poter inserire ciò che ti interessa, senza affaticare chi guarda. Non serve impazzire cercando una foto unica per ogni slide, ma puoi variare e giocare con la stessa ripetuta in alcune (non tutte, si rischierebbe di essere monotoni) e col testo.

Puoi lasciare alcune slide senza foto, ad esempio, ed inserire semplicemente delle icone nella giusta posizione. L’effetto sarà sicuramente notevole se riuscirai a gestire gli spazi in modo corretto.

Dove trovarle? Ora con l’Intelligenza Artificiale firmata da Google le cose si sono semplificate.

#4 Partiamo dalla Copertina

Chi ben comincia è a metà dell’opera.

Se il tempo langue dedicati piuttosto alla copertina, alla prima slide, che sarà un’ottima carta da giocare di fronte ai visi della platea.

Sarà questa una parte molto importante da curare per conquistare subito la prima impressione positiva dal pubblico.

Cura l’immagine e il titolo, ben chiaro e in evidenza, e scegli accuratamente i colori da proporre, senza appesantire la visione complessiva.

Ricorda di inserire il nome del relatore e dei riferimenti se hai piacere di essere contattato in seguito.

#5 Incorpora un Video

E’ un’ottima idea farlo per rompere anche la concentrazione e permettere alle persone che ti ascoltano di rilassarsi e fare una piccola pausa.

I video sono stimolanti, spingono all’interazione e coinvolgono gli spettatori.

Sono ormai pane quotidiano per tutti. Dimostrerai di essere aggiornato, originale e il pubblico apprezzerà sicuramente.

Naturalmente sceglierai un video pertinente, se non hai a disposizione uno girato e montato appositamente puoi inserire una clip reperita sul web e che segua comunque l’argomento. Puoi utilizzarla per sviscerare altri concetti o porre un quesito al pubblico.

Per concludere, potrei suggerirti di non eccedere le 15 slide per la vostra presentazione.

In realtà so bene che per molti è impossibile. Dipende dal tempo a disposizione, e certi miei clienti hanno talvolta circa 3 ore di public speaking quindi è chiaro che attenersi a quel numero potrebbe risultare impossibile, oltre forse a far storcere il naso a chi assiste.

Potrei anche consigliarti, in casi estremi, di ricorrere a template già pronti. Possono sembrare un’alternativa molto allettante ma non sempre lo è, prima di tutto perché comunque non ti sarà risparmiato tanto lavoro. Dovrai ugualmente inserire i tuoi contenuti, adattarli ai modelli forniti, e gestire nuovamente gli spazi, senza contare che dovrai appena capire come sono stati costruiti.

Insomma, possono sembrare una scorciatoia per poi rivelarsi un carico di lavoro supplettivo.

Per andare sul sicuro, risparmiare tempo ed energie, scegliete di rivolgervi ad un professionista. Contattami per un preventivo gratuito e personalizzato!

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Silvia Cossu, progettazione grafica a Trieste

Ciao! Sono Silvia Cossu e mi occupo di comunicazione online, realizzo siti web, sono grafica e video editor a Trieste. Sono una libera professionista, titolare di Grafica Cossu.

Lavoro e vivo a Trieste ma offro i miei servizi anche a distanza: ti aiuto a promuovere la tua attività con una progettazione grafica su misura e un sito web mirato sul tuo target di clienti.

Nel mio blog trovi articoli legati ai temi della grafica, del web, dei video e dei social. Amo la comunicazione visiva e le novità dal mondo del web e mi aggiorno costantemente per offrire ai miei clienti le mie competenze e la mia esperienza al servizio del loro business.

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